Naczelnik Wydziału: Katarzyna Dzwinczyk
Numerytelefonów: 32 244 90 00 do 10, wew. 2300, 2301, 2302, 2310
Zadania:
Referat Organizacyjno - Administracyjny
- planowanie i realizacja dochodów oraz rozliczanie ponoszonych wydatków dotyczących właściwego funkcjonowania Urzędu Miasta,
- zarządzanie budynkami Urzędu Miasta, w tym ochrona budynków, zabezpieczenie przeciwpożarowe oraz gospodarka pomieszczeniami biurowymi i ogólnoużytkowymi,
- gospodarowanie materiałami zaopatrzeniowymi, środkami transportu, odzieżą służbową i urządzeniami stanowiącymi wyposażenie Urzędu,
- zlecanie prac remontowo - budowlanych, a także innych usług związanych z utrzymaniem budynków, w których znajduje się Urząd Miasta,
- zapewnienie dobrego stanu technicznego i porządku w pomieszczeniach Urzędu Miasta,
- prowadzenie ewidencji majątku budynków Urzędu Miasta,
- prowadzenie nadzoru nad właściwym funkcjonowaniem centrali telefonicznej Urzędu Miasta wraz z rozliczaniem kosztów rozmów w zakresie telefonów stacjonarnych,
- prowadzenie nadzoru nad właściwym użytkowaniem telefonów komórkowych przez pracowników Urzędu Miasta wraz z rozliczaniem ich kosztów,
- zamawianie pieczęci i prowadzenie ich ewidencji oraz zamawianie podpisów elektronicznych i prowadzenie ich ewidencji,
- prowadzenie małej poligrafii,
- prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu Miasta, związanych z realizacją Funduszu Socjalnego,
- współorganizowanie obsługi konferencji, narad i spotkań organizowanych przez Prezydenta Miasta i jego Zastępców,
- prowadzenie spraw związanych z prenumeratą i dystrybucją promulgatorów i prasy oraz innych publikacji.
Archiwum Zakładowe
- prowadzenie archiwum zakładowego i nadzorowanie ekspozytur w innych jednostkach organizacyjnych oraz współdziałanie z Archiwum Państwowym,
- prowadzenie nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta,
- prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych,
- prowadzenie nadzoru nad funkcjonowaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentacji w Urzędzie Miasta Ruda Śląska,
- koordynowanie i nadzorowanie zadań związanych ze sporządzaniem i aktualizacją kart usług dla zadań realizowanych przez Urząd Miasta Ruda Śląska, umieszczonych na platformach: ePUAP i SEKAP.